رویکرد انتخاب نرم افزار مناسب

در فرآیند انتخاب از میان نرم افزارهای موجود در بازار، نرم افزاری که بیشترین انطباق با نیازمندی های سازمان را داشته باشد، باید انتخاب شود. هرچه محصول انتخاب شده با نیازمندی های سازمان انطباق بیشتری داشته باشد, ریسک استقرار سیستم نیز به مراتب کمتر می شود. در مقابل، در صورتیکه کارکردهای نرم افزار با نیازمندی های سازمان منطبق نباشد، یا باید فرآیندهای سازمان را تغییر داد تا با سیستم هماهنگ شوند و یا سیستم را سفارشی نمود تا قابلیت پشتیبانی از فرآیندها را داشته باشد. در هر دو حالت، زمان و هزینه استقرار نرم افزار افزایش می یابد. علاوه بر آن با توجه به زیاد بودن حجم تغییرات در سازمان، احتمال مقاومت کارمندان در مقابل این تغییرات نیز افزایش می یابد. بنابراین انتخاب دقیق نرم افزار و گزینش یک محصول منطبق بر نیازمندی های سازمان, باعث کاهش زمان و هزینه پیاده سازی سیستم شده و موفقیت استقرار سیستم را افزایش می دهد.

رویکرد کلی انتخاب نرم افزار به صورت مناسب و منطبق بر نیازمندیهای سازمان، شش گام اصلی دارد:

۱) شناسایی نیازهای سازمان
این گام به شناسایی و مستندسازی نیازهای عملیاتی سازمان می پردازد. به عبارت ساده تر، در این گام باید انتظارات سازمان از سیستم نرم افزاری مشخص شده و مستند و مکتوب شود. شناسایی این نیازمندی ها از طریق شناسایی فرآیندهای اداری-سازمانی صورت می گیرد. طی این فعالیت با مراجعه به کارشناسان و متخصصان واحدهای مختلف سازمان، حوزه های کلیدی عملیاتی سازمان شناسایی می شود. در هریک از حوزه های کلیدی، فرآیندهای آن حوزه شناسایی شده و مستند می شود. برای هریک از این فرآیندها شناسنامه ای تکمیل شده که حاوی اطلاعات کلیدی فرآیند، نحوه انجام آن، نکات مهم در انجام آن فرآیند، افراد دخیل در آن، فرم ها و فیلدهای اطلاعاتی فرآیند، ورودی و خروجی های فرآیند و زیر فعالیت های آن می باشد. هریک از زیرفعالیت های شناسایی شده نیز به همان ترتیب مستندسازی شده و مشخصات آنها ثبت می شود. ارتباط بین فرآیندهای مختلف توسط ترسیم دیاگرام و فلوچارت مشخص می شود. با مستند نمودن فرآیندها و فعالیت های سازمان مشخص می شود که سیستم باید چه کارکردهایی را داشته باشد و در واقع از چه فرآیندهایی پشتیبانی نماید. در این گام هدف شناسایی نیازمندیهای سازمان به صورت تفصیلی، کامل، دقیق و با جزئیات حداکثری است.

۲) تهیه فهرست فروشندگان
این فهرست براساس اطلاعاتی عمومی از قبیل توانمندی و سوابق شرکت ها، تناسب محصولات شرکتها با زمینه فعالیت سازمان، مشتریان آنها، و همچنین بهره گیری از نظرات مشاوران و بررسی پیاده سازی های موفق آنها در صنعت و زمینه فعالیت سازمان، تهیه می گردد. در تهیه این فهرست نباید محدود شد, بلکه هر تامین کننده بالقوه ای را می توان در فهرست مذکور جای داد. از شرکت های نوپا نیز غافل نشوید! برخی از شرکت ها نوپا به شرطی که شرایط فنی و اداری لازم را داشته باشند، می توانند کار را با قیمتی کمتر و کیفیتی بالاتر به انجام رسانند.

۳) تهیه و ارسال درخواست پیشنهاد
براساس نیازمندیهای شناسایی شده در گام اول، درخواستی تهیه می شود و برای فروشندگان و تامین کنندگانی که در گام قبل لیست آنها تهیه گردیده است، ارسال می شود. شرکت ها با دریافت این درخواست که معمولا با نام RFP (مخفف Request for Proposal) شناخته می شود، پیشنهاد خود را نسبت به برآوردن نیازمندی های سازمان ارائه می دهند. در این پیشنهاد, فروشندگان بیان می کنند که سیستم آنها توانایی پاسخگویی به کدام یک از نیازمندی های مطرح شده را داراست. البته در صورتیکه در حال حاضر قابلیتی برای برآوردن بخشی از نیازمندی ها وجود نداشته باشد، ممکن است فروشنده اعلام کند که در آینده قابلیت مذکور را به سیستم اضافه خواهد نمود. به هر حال فروشندگان با تکمیل درخواست ها، توانایی خود را در برآوردن نیازمندی های سازمان اعلام می کنند.

۴) دریافت پیشنهادها و امتیازبندی آن ها
در این مرحله، سازمان پیشنهادهای فروشندگان را گردآوری نموده و نسبت به مقایسه و ارزیابی آنها اقدام می کند. در ارزیابی پیشنهادها تمرکز بر انطباق نیازمندی ها با پیشنهادهای مطرح شده می باشد. در این مرحله همچنین باید حوزه های عملکردی سازمان ارزیابی شده و اولویت بندی شوند. به عنوان مثال ممکن است پس از بررسی ها و مطالعات صورت گرفته مشخص شود که حوزه مالی دارای بیشترین اولویت و حوزه تولید دارای اولویتی پس از آن است. به همین صورت باید با بهره گیری از نظرات کارشناسان, اولویت هریک از حوزه های عملیاتی سازمان مشخص شود. سازمان در این مرحله با یک مدل تصمیم گیری روبرو است که در یک سمت آن حوزه های عملیاتی با اولویت های مشخص و در سوی دیگر پیشنهادهای فروشندگان است. پس از بررسی تطابق پیشنهادها با نیازمندی های حوزه های عملیاتی برای هریک از پیشنهادها ضریب انطباق بدست می آید. با مرتب کردن پیشنهادها براساس ضریب انطباق، پیشنهادهای مناسب تر مشخص شده و موارد نامناسب حذف می شود. از این طریق می توان به لیستی از فروشندگان منتخب دست یافت.

۵) دعوت رسمی از فروشندگان منتخب برای ارائه محصولات خود
پس از تهیه لیست منتخب، سازمان از فروشندگان منتخب دعوت می کند تا نسبت به ارائه و دموی محصول خود اقدام نمایند. در این مرحله واحدهای مختلف سازمان با محصول نرم افزاری موردنظر آشنا شده و نسبت به ارزیابی دقیق و انطباق هرچه بیشتر آن با نیازها و فرآیندهای واحد خود اقدام می نمایند. در این مرحله مجموعه ای از شاخص های غیر عملکردی نیز تعیین شده و فروشندگان براساس این شاخص ها ارزیابی می شوند. سابقه فروشنده، توانمندی فنی و سازمانی وی، کیفیت محصول تولیدشده، پشتیبانی و خدمات پس از فروش، قیمت محصول و ملاحظات سیاسی-اقتصادی از جمله شاخص های مطرح در این مرحله می باشند.

۶) امتیازبندی و انتخاب نهایی
در این مرحله ارزیابی های قبلی جمع بندی شده و براساس شاخص های مطرح شده در مرحله قبل، امتیاز هریک از فروشندگان موجود در لیست کوتاه از سوی واحدهای مختلف تعیین می شود. پیشنهادی که بیشترین امتیاز را دریافت کرده باشد، به عنوان مناسبترین محصول انتخاب می شود. البته در این مرحله می توان با انجام تحلیل حساسیت، تاثیر شاخص های مختلف در انتخاب پیشنهادها را ارزیابی کرده و گزینه های جایگزین را نیز مشخص نمود.

توجه به انتخاب دقیق نرم افزار برای سازمان ها و شرکتهای داخلی بسیار حائز اهمیت است چرا که می تواند علاوه بر کاهش هزینه و زمان پیاده سازی سیستم, ریسک پیاده سازی را نیز به شدت کاهش دهد. رویکرد ۶مرحله ای فوق می تواند انتخاب نرم افزار را به صورت دقیق به اجرا گذارد تا نتیجه آن قابل قبول باشد.
به طور کلی نرم افزار انتخابی باید قابلیتها و نیازمندهای مورد نظر سازمان را پوشش دهد، انعطاف پذیری لازم را برای واکنش مناسب در برابر تغییرات محیط داشته باشد. همچنین قابلیت یکپارچه شدن با سیستم های دیگر را داشته باشد. نرم افزار باید جامع، باثبات و از خدمات پشتیبانی مناسب برخوردار باشد. همچنین سازمان در خرید امتیاز نرم افزار نباید با محدودیتهایی همچون تحریم های اقتصادی روبرو باشد.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *